Hvordan tilordner jeg en aktivitet til en enhet?
Når en aktivitet er publisert i Wittario, kan den tilordnes en enhet i organisasjonen. Da får alle medlemmer av enheten automatisk tilgang til aktiviteten. Dette er nyttig når du ønsker å gi en bestemt gruppe, avdeling, klasse, team eller organisasjonsenhet tilgang til én eller flere aktiviteter.
Du kan tilordne publiserte aktiviteter til en enhet på to måter:
- Fra den publiserte aktiviteten, under fanen Invitasjoner
- Fra organisasjonens side for Enheter
Når en enhet er tilordnet en aktivitet, kan du også sette startdato, sluttdato, sende invitasjon på e-post og sende påminnelser til deltakere som ikke har fullført.
Hva betyr det å tilordne en aktivitet til en enhet?
Når du tilordner en publisert aktivitet til en enhet, får alle medlemmene i enheten tilgang til aktiviteten automatisk.
Dette gjør det enklere å administrere tilgang for mange deltakere samtidig. I stedet for å invitere hver deltaker manuelt, kan du gi tilgang til hele enheten med én tilordning.
Eksempler på enheter kan være:
- En avdeling
- Et team
- En klasse
- En lokasjon
- En gruppe ansatte
- En kundegruppe eller deltakergruppe
Valgfrie innstillinger for enhetstilordning
Når du tilordner en aktivitet til en enhet, kan du sette flere valgfrie innstillinger.
Startdato
Du kan angi en startdato for tilgangen.
Dersom startdato er satt, vil ikke medlemmene i enheten få aktiv tilgang til aktiviteten før den valgte datoen.
Dette passer godt dersom aktiviteten skal åpnes på et bestemt tidspunkt, for eksempel ved oppstart av onboarding, kurs, kampanje eller arrangement.
Sluttdato
Du kan også angi en sluttdato.
Dersom sluttdato er satt, vil tilgangen opphøre etter den angitte datoen.
Dette er nyttig når aktiviteten kun skal være tilgjengelig i en bestemt periode.
Viktig om deltakertilgang
Dersom Deltakertilgang er satt til Inviterte eller Organisasjon + Inviterte, vil deltakere ikke få åpne aktiviteten utenfor den aktive perioden.
Det betyr at startdato og sluttdato styrer når deltakerne faktisk kan gå inn i aktiviteten.
Send e-post til medlemmene
Du kan velge å sende e-postinvitasjon automatisk til alle medlemmer av enheten.
E-posten sendes når tilordningen blir aktiv. Det kan skje:
- Umiddelbart, dersom tilordningen er aktiv med én gang
- På valgt startdato, dersom startdato er satt
Dersom denne innstillingen er aktivert, vil også nye medlemmer som legges til i enheten mens tilordningen er aktiv, automatisk få invitasjon på e-post.
Slik tilordner du en enhet fra en publisert aktivitet
- Gå til den publiserte aktiviteten.
- Velg fanen Invitasjoner.
- Her kan du se hvilke enheter som allerede er tilordnet aktiviteten.
- Du kan også se individuell fremdrift per medlem.
- Klikk på Tilordne enhet for å legge til en ny enhetstilordning.
- Velg ønsket enhet og eventuelle innstillinger, som startdato, sluttdato og e-postutsending.
Denne metoden passer godt når du jobber med én bestemt aktivitet og vil se hvilke enheter og deltakere som har tilgang.
Slik tilordner du aktiviteter fra en enhet
Du kan også starte fra organisasjonens enheter.
- Gå til organisasjonen din ved å klikke på navnet eller logoen i venstremenyen.
- Velg Enheter.
- Klikk deg inn på ønsket enhet.
- Velg fanen Aktiviteter.
- Her ser du alle aktivitetene enheten allerede er tilordnet.
- Her kan du også legge til nye tilordninger.
Denne metoden er spesielt nyttig dersom du vil tilordne flere aktiviteter til samme enhet samtidig.
Hvordan endrer jeg en enhetstilordning?
Etter at en enhet er tilordnet en aktivitet, kan du endre tilordningen.
Du kan blant annet endre:
- Startdato
- Sluttdato
- Om e-postinvitasjon skal sendes til medlemmene
Dette gir deg fleksibilitet dersom perioden for aktiviteten endrer seg, eller dersom du ønsker å justere hvordan deltakerne får tilgang.
Hvordan sender jeg påminnelse til deltakere?
For aktive enhetstilordninger kan du sende en påminnelse.
Når du sender en påminnelse, får alle medlemmer i enheten som ikke har fullført aktiviteten, en e-post med påminnelse.
Dette er nyttig dersom du ønsker å øke gjennomføringen før en frist, et kurs, en kampanje eller et arrangement avsluttes.
Når bør jeg bruke enhetstilordning?
Du bør bruke enhetstilordning når flere deltakere i samme gruppe skal ha tilgang til samme aktivitet.
Dette passer spesielt godt for:
- Onboarding av ansatte
- Internopplæring
- Kurs og sertifisering
- Skoleklasser
- Avdelinger eller team
- Arrangementer
- Kampanjer
- Kunde- eller medlemsaktiviteter
Enhetstilordning gjør det enklere å administrere tilgang, følge fremdrift og sende invitasjoner eller påminnelser til riktige deltakere.